Da Abwesenheitsnotizen geschäftliche E-Mails darstellen, müssen sie sorgfältig formuliert werden. Beginnen sollten E-Handwerksbetriebe mit einer Begrüßung des Empfängers – z.B. mit einem freundlichen "Guten Tag". Ein kurzer Dank für die Anfrage sollte möglichst folgen. Definitiv unverzichtbar sind die Angaben, wann der Ansprechpartner wieder am Arbeitsplatz erreichbar ist bzw. wann der Betrieb wieder geöffnet hat.

Etwaige Vertretungsregelungen klar benennen
Ebenfalls wichtig ist ein Hinweis, ob die E-Mail Anfrage an eine Vertretung weitergeleitet wird oder bis zur Rückkehr des Ansprechpartners ungelesen bleibt. Gibt es eine Vertretung, sollte der Abwesende deren Kontaktdaten klar benennen (Name, Telefon-Nummer, E-Mail-Adresse, ggf. Fax-Nummer). Beendet wird die Abwesenheitsnotiz mit einer passenden Grußformel ("Mit freundlichen Grüßen" o.ä.) sowie der gewohnten E-Mail-Signatur inklusive allgemeiner Kontaktdaten des Betriebs. Gerade über die Feiertage bietet sich zudem auch ein Weihnachts- und/oder Neujahrsgruß an.

Trotz Vorfreude auf freie Tage am besten sachlich bleiben
Komplett verzichten sollten abwesende Betriebe dagegen auf provokante oder überflüssige Inhalte wie Angaben zur Urlaubsgestaltung. Zudem ist es nach einem BGH-Urteil aus dem Jahr 2015 verboten, Werbebotschaften in Abwesenheitsnotizen zu platzieren.

Beispiel einer Abwesenheitsnotiz:
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir machen Betriebsferien und sind derzeit nicht per E-Mail erreichbar. Ab dem 8. Januar 2018 kümmern wir uns gerne um Ihr Anliegen.
Wir wünschen frohe Weihnachtstage und einen guten Start in das neue Jahr!

Mit freundlichen Grüßen

Elektrobetrieb Strom
Wattstraße 1
12345 Voltstadt
www.strom-voltstadt.de